TRATTAMENTO PRIVACY APPLICATO PER I DATI DI SOGGETTI CHE OPERANO IN REGIME D’IMPRESA E PER I DIPENDENTI

Il Gruppo MilanoCard pone massima attenzione anche al trattamento e conservazione dei dati raccolti e gestiti in ambito amministrativo e fiscale (clienti, fornitori e personale dipendente) e quindi dei soggetti che operano in regime d’impresa o che sono dipendenti del Gruppo.

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO

La finalità del trattamento è quella di espletare tutti i necessari adempimenti per ottemperare agli impegni assunti con il titolare del dato. E’ inoltre finalità del trattamento la creazione e conservazione dei documenti legali in conformità ai principi contabili, fiscali, lavoristici e amministrativi in generale.

CHI TRATTA I DATI

I dati sono trattati dal Gruppo MilanoCard, tramite le proprie società che raccolgono il dato e quindi il personale autorizzato, e da soggetti terzi, consulenti e collaboratori del Gruppo (a titolo esemplificativo: commercialisti, consulenti del lavoro, avvocati ecc).

QUALI DATI VENGONO RACCOLTI

I principali dati che vengono raccolti e trattati in tale ambito sono:

  • Ragione sociale
  • Partita iva
  • Nome del referente
  • Posizione creditoria/debitoria verso le società del Gruppo
  • Storico degli ordini e dei pagamenti
  • Coordinate bancarie
  • Numeri di carte di credito
  • Data di nascita
  • Residenza
  • Sesso
  • Luogo di nascita
  • Retribuzione
  • Richieste per malattia, permessi, aspettative, maternità
  • Stato occupazionale in corso e precedente

COME VIENE RACCOLTO IL DATO

I dati sono raccolti principalmente a mezzo email oppure con la compilazione da parte del titolare del dato di appositi moduli principalmente elettronici. I dati sono anche raccolti direttamente tramite i documenti forniti dal titolare del dato (fatture, documenti di identità, contratti ecc).

COME VIENE CONSERVATO IL DATO

I dati sono conservati principalmente nei database elettronici in dotazione all’Amministrazione e ai consulenti esterni che trattano il dato per le finalità sopra esposte.

In particolare per i fornitori e i dipendenti sono conservati i documenti cartacei delle fatture e delle buste paghe (conservati sotto chiave) e dei contratti. Tali documento sono conservati sia presso la sede operativa principale del titolare del trattamento sia presso gli uffici dei consulenti e presso la sede legale come previsto per legge.

Il dato viene conservato per il tempo strettamente necessario all’espletamento delle pratiche connesse e per il tempo richiesto dalle vigenti normative italiane in ambito fiscale, lavoristico e tributario.

Per quanto concerne le disposizioni in materia di sicurezza studiate e attuate dal titolare del trattamento vedasi il Documento per l’identificazione dei rischi e delle norme di tutela e prevenzione appositamente redatto.

INFORMAZIONE SUL TRATTAMENTO AL TITOLARE DEL DATO

Il titolare del dato viene informato preventivamente circa la politica di trattamento e i soggetti che la attuano. E’ stato valutato dall’azienda l’impossibilità di raccogliere, per tutti i soggetti coinvolti in questa politica di trattamento, l’assenso esplicito al trattamento (firma dell’assenso) preventivamente; si deve necessariamente considerare il consenso di fatto da parte del soggetto terzo. Il Gruppo si è tuttavia impegnato a riportare in tutte le comunicazioni verso i titolari dei dati qui considerati, esplicito riferimento alle norme di trattamento applicate dal titolare del trattamento.

All’entrata in vigore del presente documento il titolare del trattamento invierà ai propri Dipendenti copia dello stesso.

Il rimando all’informativo è anche inserito: nelle email inviate dall’Amministrazione, nelle fatture emesse, nei moduli d’ordine.

NORME DI PREVENZIONE

Il Gruppo MilanoCard attua severe norme di prevenzione e tutela al fine di garantire la sicurezza del trattamento dei dati. Il titolare del trattamento che sia interessato ad approfondire tali norme può richiedere all’indirizzo privacy @milanocard.it copia del Documento per l’identificazione dei rischi e delle norme di tutela e prevenzione.

RICHIESTA DI INFORMAZIONI, MODIFICHE, CANCELLAZIONI

Il titolare del dato può richiedere in ogni momento informazioni, modifiche e cancellazioni dei propri dati scrivendo a privacy @milanocard.it . Per quanto concerne la cancellazione, Il Gruppo MilanoCard si riserva il diritto di valutare le singole richieste e la loro compatibilità con gli obblighi di conservazione a carico del titolare del trattamento. Il Gruppo MilanoCard si riserva anche il diritto, come previsto dal GDPR vigente, di rifiutare in tutto o in parte la richiesta di accesso ai dati qualora la stessa siano oggettivamente infondata o richieda al titolare del trattamento un ingiustificato rilevante impegno.

ESPOSTI

  • Il titolare del dato può in ogni momento presentare esposto alla competente autorità in materia di privacy (Garante della Privacy) qualora ritenesse che vi sia o via sia stata una violazione dei propri diritti.

AGGIORNAMENTO

  • Il titolare del trattamento si riserva la possibilità di modificare e/o aggiornare il presente Documento con cadenza periodica. A tal fine si invita il titolare del dato a prenderne visione con cadenza regolare.